Intelligent Registration atau ringkasannya i-REG merupakan satu inovasi penambahbaikan perkhidmatan yang diambil oleh Pusat Perkhidmatan Pengetahuan dan Komunikasi (PPPK) dalam memberi nilai tambah kepada Proses Pendaftaran Pelajar Baharu di Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTeM).  Hasilnya, proses-proses utama iaitu muatnaik gambar, janaan Nombor Matrik, penetapan nombor Bilik Asrama dan pembahagian Kumpulan Minggu Haluan Siswa dilakukan sebelum hari pendaftaran secara automasi.

Proses semakan, pengesahan gambar dan cetakan kad matrik turut dilakukan sebelum hari pendaftaran dan maklumat-maklumat tersebut telah tersedia apabila pelajar datang mendaftar.  Secara tidak langsung, kaedah ini dapat mengurangkan proses yang perlu dilalui oleh setiap pelajar semasa hari pendaftaran dan seterusnya memendekkan masa pendaftaran secara keseluruhannya. Statistik purata masa yang diambil untuk menyelesaikan urusan disetiap kaunter direkodkan dan dipaparkan di hadapan dewan untuk rujukan pelbagai pihak.

i-REG telah mula dilaksanakan pada sesi pendaftaran 1-2014/2015 iaitu pada 1 Jun 2014 untuk pelajar Diploma dan pada 2 September 2014 untuk pelajar Ijazah. Ianya merupakan sistem yang dibangunkan secara dalaman (inhouse) yang menggunakan kepakaran staf PPPK seterusnya memudahkan proses penyelenggaraan dan penambahbaikan dari masa ke semasa. Pensijilan ISO ISMS 270001:2013 yang diperolehi meningkatkan tahap keselamatan dan kebolehpercayaan terhadap sistem yang dibangunkan.

Hasil analisa yang dilakukan terhadap masa setiap pelajar di kaunter-kaunter pendaftaran, ternyata tempoh masa pendaftaran yang diambil oleh setiap pelajar dapat dikurangkan sebanyak 86%, iaitu dari 29 minit kepada 4 minit sahaja. Penjimatan peralatan  komputer dan sumber manusia yang terlibat semasa hari pendaftaran pula berjaya dikurangkan sehingga 28% seterusnya menyumbbang kepada penjimatan kos operasi secara keseluruhannya.

Ia telah berjaya mengurangkan rungutan ibu bapa yang sebelum ini perlu menunggu lama anak-anak mereka untuk menyelesaikan proses pendaftaran dan meningkatkan kepuasan pelanggan sehingga 98%.Rata-rata ibubapa yang ditemui amat berpuashati dengan kadah pendaftaran yang dilaksanakan.

Pencapaian ini secara tidak langsung memberikan impak positif yang mampu  meningkatkan imej universiti melalui penyampaian perkhidmatan yang cepat, efektif, efisien dan sistematik.Projek ini amat berpotensi untuk diperluaskan di institusi pengajian tinggi awam/swasta di dalam mahupun luar negara kerana ianya mudah diadaptasi menggunakan proses kerja sedia ada dan penggunaan teknologi yang tersedia.

Projek ini membantu menguruskan penambahbaikan ke atas Sistem Maklumat Universiti (SMU) secara berkomputer dengan lebih bersistematik melalui Sistem Aduan Pengguna @ D’Task berdasarkan aduan dan keperluan daripada pemilik sistem atau pengguna SMU.

Melalui sistem ini kadar kelewatan penyelesaian tugasan dapat dikurangkan dan pemantauan status kerja dapat dipantau dengan lebih efektif. Keunikan sistem ini, setiap tugasan akan diberi penetapan jam untuk diselesaikan seterusnya memudahkan penilaian prestasi dilakukan dengan lebih objektif.

Terdapat penjimatan kos pada pembangunan sistem aduan dengan menggunakan kepakaran dalaman di dalam organisasi. Penggunaan kertas bagi tujuan aduan juga dihapuskan dan memberikan penjimatan kos dan membantu penjagaan alam sekitar. Sistem ini mempunyai potensi digunakan pada organisasi yang mempunyai fungsi dalam menyelesaikan aduan pengguna disamping penilaian prestasi staf yang lebih objektif.



PENCAPAIAN:

Konvensyen KIK Peringkat UTeM KALI KE-4 (2018)
JOHAN KATEGORI PENGURUSAN

Konvensyen Team Excellence (RTEx) Peringkat Wilayah Tengah 2018
PENARAFAN EMAS

Konvensyen Kumpulan Inovatif & Kreatif Peringkat Universiti Awam Kali Ke-14
PENARAFAN PERAK

Annual Productivity & Innovation Conference And Exposition (APIC) 2018
PENARAFAN EMAS

Konvensyen Team Excellence Peringkat Kebangsaan (NTEx) 2018
PENARAFAN EMAS